Steuerliche Erfassung · Freiberufler:innen · kostenlos
Steuerliche Erfassung für Freiberufler:innen mit KI
Wer freiberuflich tätig wird, muss innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung nach § 138 AO elektronisch über ELSTER einreichen. Anders als bei Gewerbetreibenden entfällt die Gewerbeanmeldung – der Fragebogen geht direkt ans Finanzamt, meist in der Variante FSE-EUn. Der Fragebogen enthält Fragen zu Gewinnermittlung, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer, die für Freiberufler anders zu beantworten sind als für Gewerbetreibende. Unsere KI führt durch ein geführtes Interview, erklärt jedes Feld und prüft, ob die Tätigkeit tatsächlich freiberuflich ist oder gewerbliche Anteile enthält.
Kein Gewerbe, trotzdem Pflicht zur Anzeige
Freiberufler:innen im Sinn des § 18 EStG melden kein Gewerbe an – es gibt keine Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt. Trotzdem besteht die Pflicht, die Tätigkeit dem Finanzamt anzuzeigen: Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist die amtliche Anzeige der Erwerbstätigkeit nach § 138 AO und muss binnen eines Monats über ELSTER übermittelt werden.
Für Einzelunternehmen und Freiberufler nutzt ELSTER die Datenart FSE-EUn. Unsere KI stellt sicher, dass Angaben zur Person, zur Tätigkeit und zur Bankverbindung vollständig und im richtigen Format vorliegen, bevor das Datenpaket an das Finanzamt geht.
Freiberuf oder Gewerbe: Die KI prüft die Abgrenzung
Nicht jede selbstständige Tätigkeit ist automatisch freiberuflich. § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG listet Katalogberufe wie Arzt, Anwalt, Architekt, Ingenieur, Steuerberater, Journalist oder Künstler sowie katalogähnliche Berufe. Ob eine konkrete Tätigkeit darunterfällt, entscheidet im Zweifel das Finanzamt im Einzelfall.
Unsere KI liest die Tätigkeitsbeschreibung aus dem Interview, gleicht sie mit den bekannten Katalogberufen ab und weist auf Widersprüche hin – etwa wenn Formulierungen auf gewerbliche Elemente hindeuten. Bei Mischtätigkeiten macht sie auf die Abfärbetheorie (§ 15 Abs. 3 Nr. 1 EStG) aufmerksam, wonach ein gewerblicher Anteil die gesamte Tätigkeit gewerblich einfärben kann. Eine rechtliche Einschätzung ersetzt das nicht – die KI erklärt und bereitet vor, entschieden wird von Ihnen und im Zweifel vom Finanzamt.
Was das Interview konkret abfragt
- Angaben zur Person, Anschrift und ggf. Ehegattenveranlagung nach § 26 EStG
- Beschreibung der freiberuflichen Tätigkeit, aus der die KI Vorschläge für die amtlichen Felder ableitet
- Voraussichtlicher Gewinn im Gründungs- und Folgejahr für die Vorauszahlungen
- Gewinnermittlungsart – bei Freiberuflern grundsätzlich die Einnahmenüberschussrechnung
- Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung nach § 19 UStG
- Bankverbindung mit SEPA-Lastschriftmandat fürs Finanzamt
Steuernummer, USt-IdNr und Gewinnermittlung
Steuernummer
Die Steuernummer vergibt das Finanzamt erst nach der steuerlichen Erfassung. Ohne sie können keine Rechnungen mit korrekter Steuernummer gestellt werden – der Fragebogen ist also der erste Schritt.
USt-IdNr bei Bedarf
Wer innergemeinschaftlich liefert oder leistet, braucht zusätzlich eine USt-IdNr nach § 27a UStG. Die beantragt nicht das Finanzamt, sondern das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) – die KI weist im Interview darauf hin, wenn die Angaben dafürsprechen.
EÜR bleibt der Normalfall
Freiberufler:innen ermitteln ihren Gewinn grundsätzlich per Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG). Die Bilanzierungspflicht nach § 141 AO greift für Freiberufler nie – auch bei hohem Umsatz nicht.
Kleinunternehmer oder Ist-Versteuerung
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung, wenn der Vorjahresumsatz höchstens 25.000 € betrug und der laufende Jahresumsatz 100.000 € nicht übersteigt. Wird die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet die Regelung ab diesem Umsatz – ein Wechsel zur Regelbesteuerung bindet anschließend für fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 S. 3 UStG).
Freiberufler:innen dürfen unabhängig vom Umsatz die Ist-Versteuerung nach § 20 S. 1 Nr. 3 UStG wählen, versteuern die Umsatzsteuer also erst nach Zahlungseingang statt nach Rechnungsstellung. Die KI erklärt beide Optionen im Kontext der angegebenen Umsatzschätzung.
Häufige Fragen
Muss ich als Freiberufler ein Gewerbe anmelden?
Nein. Freiberufliche Tätigkeiten nach § 18 EStG erfordern keine Gewerbeanmeldung. Anzuzeigen ist die Tätigkeit trotzdem – über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung direkt beim Finanzamt.
Zahlen Freiberufler Gewerbesteuer?
Nein, echte Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer. Enthält die Tätigkeit gewerbliche Elemente, kann das Finanzamt sie jedoch als gewerblich einstufen – dann greift die Gewerbesteuer wie bei Einzelunternehmen.
Woher weiß ich, ob ich Freiberufler oder Gewerbetreibender bin?
Maßgeblich ist § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG mit seinem Katalog freier Berufe. Unsere KI gleicht die im Interview beschriebene Tätigkeit mit diesem Katalog ab und weist auf Grenzfälle hin, die endgültige Einordnung liegt beim Finanzamt.
Muss ich als Freiberufler bilanzieren?
Nein. Freiberufler sind von der Bilanzierungspflicht nach § 141 AO ausgenommen und ermitteln ihren Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung, unabhängig von Umsatz oder Gewinnhöhe.
Was ist die FSE-EUn-Variante des Fragebogens?
FSE-EUn ist die amtliche ELSTER-Datenart für Einzelunternehmen und Freiberufler:innen. Unser Programm füllt genau diese Variante aus und übersetzt Ihre Interview-Antworten in die passenden Felder.
Wie lange habe ich Zeit für den Fragebogen?
Grundsätzlich einen Monat nach Aufnahme der freiberuflichen Tätigkeit. Die Übermittlung muss seit 2021 elektronisch über ELSTER erfolgen (§ 138 Abs. 1b AO).